【拡散希望】テレワーク(リモートワーク)導入を強く推奨します!

皆さん、こんにちは!

新型コロナウィルスによる肺炎の感染拡大が日に日に進んでいます。
その様な中で、いくつかの企業はリモートワーク導入を発表しております。

その点、弊社は、創業以来すぐにテレワーク( リモートワーク )をベースとした業務フローを構築しており、弊社クライアントにも テレワーク( リモートワーク ) を導入した実績がございます。

今回は、急ぎそのノウハウを皆様に共有したいと思います。

テレワーク(リモートワーク)導入のメリット・デメリット

テレワーク(リモートワーク)導入のメリットは、主に以下の4つです。

  • 離職リスクの低下
  • 通勤費などのコストダウン
  • 生産性の向上(朝夕の通勤がなくなるため)
  • 災害(地震、台風)リスクや、感染症リスクの低下

逆にデメリットもいくつかあります。

  • スケジュール管理がしっかりできないと、生産性が低下する
  • 仕事は通信回線(Wifi)に依存する
  • 従来の評価制度では、オフィス勤務者の評価が高くなりがりになる

但し、デメリットに関しては、システム面やソフト面で対策をすることで、十分に解決することが可能です。

テレワーク ( リモートワーク ) を導入するために、何をすべきか?

いざ、テレワーク(リモートワーク)を導入しようと思っても、どのように導入したらよいかわからない、ということがありますよね?

実際に、テレワーク(リモートワーク)を導入しようとする場合、
以下の3つのポイントをクリアする必要があります。

1.リモートワークが可能なシステムの構築
2.セキュリティ対策
3.雇用契約、勤務評価

では、順にみていきましょう!

リモートワークが可能なシステムの構築

まず最初に、リモートワークが可能なシステムの構築を構築していく必要があります。

会社の業務は、一般的に、
A. 営業、セールス
B. プロダクト、サポート
C. 経理等のバックヤード
の3つの業務に大別されます。

リモートワークの基礎は、A~Cと顧客を含めたコミュニケーションを、対面のときと同じようにできることです。

例えば、実際にA~Cを コミュニケーションをテレワーク(リモートワーク) にする場合、以下の様な対策が有効です。

  • Aの営業、セールスは、メールやSNSで顧客とアポイントを取り、訪問による商談ではなくベルフェイスやZoomを使ったTV会議システムに切り替える。
  • Bのプロダクト、サポートは、対顧客とはメールやChatworkでコミュニケーションを図りつつ、社内のコミュニケーションはSlackを利用する。
  • 経理等のバックヤードは、対外的には請求書や発注書等の紙媒体によるコミュニケーションをなくしPDFの送付などにとどめる。
    社内のコミュニケーションは、SlackやChatworkを利用する。

実際に、弊社の場合は、クライアントとはメールや Chatworkでコミュニケーションをとりつつ、社内コミュニケーションはSlackに統一しています。

弊社パートナーの様な、コミュニケーション頻度が高いクライアントに対しては、 SlackやSkype等を活用してリアルタイムにコミュニケーションをとれるようにしています。

セキュリティ対策

ただし、リモートワークを導入していくと、企業の情報資産(ファイルサーバやクラウド上の情報)やシステムに、自宅や外出先からアクセスすることになります。

その場合、第三者に情報を盗み取られないように、セキュアな社内環境を構築する必要があります。

例えば、

  • 企業情報資産へのアクセス制限強化
    – SSL-VPNの導入
    – デバイスロック、2段階認証の導入
    – 生体認証の導入
  • セキュリティガイドラインの策定
    – セキュリティインシデント(事故)、情報漏洩時の対応ルール策定
    – ウィルススキャンソフトの選定とその導入
    – パスワードの設定ルールや保管ルールの策定
    – メールの開封や添付ファイルの送信情報のルール策定

といった形で、情報資産のセキュリティ対策も合わせて進めていく必要があります。

雇用契約、勤務評価

最後に、テレワーク(リモートワーク)を企業文化として根付かせる、ソフト面での推進も必要になります。

雇用契約書に働く場所を職場に限定する記述がある場合、リモートワークを前提とした記載に変更する必要がありますし、出社や通勤が発生した場合の通勤手当の扱いも検討する必要があります。

また、勤務評価についても同様、 テレワーク(リモートワーク) を前提とした評価制度の見直しも必要になります。

なぜなら、リモートワーカーと比べてオフィスに出社している人は、業務内容や勤務態度が比較的分かりやすいため、どうしてもリモートワーカーより評価が高くなってしまいがちです。

そのため、 リモートワーカーとオフィス勤務者がより公平な評価制度になるように変えていく必要があります。

最後に

「テレワーク(リモートワーク)はずるい」という先入観を企業全体で解消していくことで、より効果的な テレワーク(リモートワーク) 環境を構築できますし、インフルエンザや新型コロナウィルスの感染拡大から、企業の人材を守ることにもつながります。

テレワーク(リモートワーク) を導入の方は、是非参考にしていただければ幸いです。

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